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Tenir un événement sur les espaces publics

Le Quartier des spectacles est un lieu de création vivant, ouvert à la diversité des genres et au métissage culturel, un territoire où se croisent tous les amateurs de créativité montréalaise, en robe du soir comme en blouson de cuir. On y vient pour partager des moments privilégiés qui nous allument et nous font vibrer. On y assiste à des rencontres surprenantes, inspirantes et toujours stimulantes, entre les œuvres, les créateurs, les interprètes et leur public.

Demande d'occupation des espaces publics du Quartier des spectacles

Notre rôle de diffuseur et de catalyseur culturel nous amène à accueillir une foule d’initiatives des plus variées. Pourquoi pas la vôtre ?

Ce guide d’occupation des espaces publics vous permettra de prendre connaissance des conditions et des modalités d’accueil d’événements dans le Quartier des spectacles afin de préparer votre proposition d’activité.

LA GESTION DE L’OCCUPATION DES ESPACES PUBLICS DU QUARTIER DES SPECTACLES

Le Partenariat et les instances de la Ville de Montréal

Dans le cadre de sa mission, le Partenariat du Quartier des spectacles (Partenariat ou PQDS) voit à l’animation du Quartier des spectacles (QDS) par la programmation d’activités culturelles et la gestion d’espaces publics. Il est ainsi responsable de l’accueil des activités et des événements de natures diverses sur les espaces publics qu’il gère.

Afin d’orienter ses décisions quant à l’accueil des activités et des événements, le Partenariat s’est doté de la présente Politique d’occupation des espaces publics qui définit les grands principes à cet effet. Le travail d’évaluation des demandes d’occupation se fait en étroite collaboration avec les instances municipales concernées par la gestion du domaine public, à savoir :

• le Service de la culture de la Ville de Montréal (direction Cinéma – Festivals – Événements) ;

• la Division de l’urbanisme et du développement économique de l’arrondissement de Ville-Marie.

Ces instances adhèrent toutes aux principes définis dans la présente politique et voient à leur application. Bien que l’évaluation de l’admissibilité des activités ou des événements soit la responsabilité d’organismes différents selon la nature de l’activité ou de l’événement, toutes les décisions concernant l’occupation des espaces publics sont prises de façon concertée avec le Partenariat tant sur le plan de la programmation que sur celui de la gestion du territoire.

Les espaces publics du Quartier des spectacles

Le Quartier des spectacles est délimité par les voies de circulation suivantes : la rue Sherbrooke au nord, la rue City Councillors à l’ouest, la rue Saint-Hubert à l’est et le boulevard René-Lévesque1 au sud. Les trois pôles du Quartier sont le pôle Saint-Laurent, à l’intersection de la rue Sainte-Catherine et du boulevard Saint-Laurent, le pôle Quartier latin, à l’est, et le pôle Place des Arts, à l’ouest.

Les espaces gérés par le Partenariat se répartissent sur ce quadrilatère de près d’un kilomètre carré : ce sont la place des Festivals (1), la promenade des Artistes (2), le Parterre (3), l’esplanade Clark (4)2, les places de la Paix (5) et Émilie-Gamelin (6) ainsi qu’un tronçon de la rue Sainte-Catherine lorsque ce dernier est piétonnier – entre la rue De Bleury et le boulevard Saint-Laurent – (7).

Le réseau d’espaces publics du Quartier des spectacles intègre également les espaces qui sont gérés par des organisations indépendantes : - l’Esplanade de la Place des Arts (8) : gérée par la Place des Arts ; - la place Pasteur3 de l’UQAM (9) : gérée par l’UQAM ; -la place Hydro-Québec (10) : gérée par la Société Hydro-Québec ; - la place de l’église Saint-James (11) : gérée par l’Église unie St. James.

Le Partenariat travaille en étroite collaboration avec les organismes gestionnaires de ces espaces afin d’assurer une coordination efficace de l’accueil des activités ou des événements extérieurs dans le Quartier des spectacles.

  • 1La rue Sherbrooke et le boulevard René-Lévesque ne font pas partie du Quartier des spectacles

  • 2 Cet espace est actuellement en construction.

  • 3 Cet espace est actuellement en construction.

Principales caractéristiques des espaces publics gérés par le Partenariat

Chacun des espaces publics gérés par le Partenariat présente des caractéristiques propres qui doivent être prises en compte pour leur occupation. Des détails plus spécifiques sont indiqués dans les fiches techniques de chacune des places disponibles Plusieurs espaces disposent d’équipements spécialisés permanents (vidéoprojecteurs, branchement à Internet sans fil et à la fibre optique, brumisateurs, structures d’éclairage, etc.). De plus, le Partenariat propose une gamme de services aux organismes dont l’activité ou l’événement est accueilli sur les espaces qu’il gère (location de matériel, mobilier urbain et équipements spécialisés, expertise technique, etc.).

L’organisme dont l’activité ou l’événement est accueilli sur les espaces gérés par le Partenariat doit se conformer aux règles d’utilisation des espaces ainsi qu’aux règles d’utilisation de la vidéoprojection qui accompagnent la présente politique. Ces règles forment des documents distincts qui peuvent être consultés sur le site Internet du Partenariat. Les événements accueillis doivent respecter les conditions de sécurité communiquées par le Partenariat et la Ville de Montréal. Le non-respect de ces conditions pourrait entraîner l’annulation de l’activité.

La place des Festivals :

• La place des Festivals est le plus grand espace public du Quartier des spectacles, elle accueille les événements majeurs qui rayonnent à métropolitaine. Durant les périodes de transition entre deux événements occupant le pôle Place des Arts (montage et démontage), la place des Festivals – en particulier l’emplacement des fontaines – devra être libérée en priorité afin de laisser l’espace libre aux citoyens.

La promenade des Artistes :

• La promenade des Artistes est propice à la déambulation et convient à la tenue d’expositions ou d’installations en arts visuels ou numériques utilisant les vitrines-événements.

Le Parterre :

• Cet espace s’inscrit dans un cadre résidentiel qui doit être pris en compte pour assurer une cohabitation optimale avec les résidents. Le calendrier d’occupation prévoit des moments d’accalmie. Les événements accueillis doivent limiter les nuisances sonores. Le Parterre convient à l’accueil d’événements-spectacles de moyenne envergure.

L’esplanade Clark :

• Cet espace est actuellement en construction. Ouverture prévue à l’hiver 2019.

La place de la Paix :

• Sa taille et son enclavement offrent un cadre intimiste adapté au contexte résidentiel de cette zone du Quartier des spectacles ;

• Cette place est notamment propice à la tenue de projections cinématographiques en plein air ;

• Nonobstant les priorités d’acceptation, les projets portés par les riverains autour ou à proximité de la place seront favorisés ;

• Elle accueillera des événements de petite à moyenne envergure ;

• La place est en partie occupée par le banc - Côte à Côte- en quatre sections de Vincent Morisset et Caroline Robert et compte une façade de vidéoprojection sur l’hôtel Zéro1.

La place Émilie-Gamelin :

• La place Émilie-Gamelin est actuellement au coeur d’une opération de réappropriation qui se fait dans un esprit d’inclusion et de cohabitation des publics. Les événements accueillis doivent tenir compte de cet objectif ;

• Durant la période estivale (mai à octobre), la place Émilie-Gamelin devient les Jardins Gamelin. Durant cette période :

  • Le promoteur d’un événement accueilli doit s’insérer dans l’aménagement créé aux Jardins, ne pas encombrer la place ni nuire à la fluidité de sa circulation ;
  • L’événement accueilli doit s’inscrire aisément dans les orientations de programmation développée par le Partenariat pour les Jardins ;
  • Les temps de montage et de démontage ou de répétition devront être minimisés afin d’assurer la continuité de la programmation et de la fréquentation de la place ;
  • L’offre alimentaire se limite à celle du restaurateur indépendant partenaire des Jardins ; le cas échéant, le promoteur d’un événement accueilli devra s’entendre avec ce restaurateur pour conclure avec lui une entente, dans la mesure où celui-ci est d’accord

La rue Sainte-Catherine :

• La rue Sainte-Catherine entre la rue De Bleury et le boulevard Saint-Laurent devient piétonne dès le début mai jusqu’au début septembre de chaque année.

ADMISSIBILITÉ

Organismes admissibles

Seuls les organismes légalement constitués en organisme à but non lucratif depuis au moins six mois peuvent soumettre une demande pour l’accueil d’activités ou d’événements sur les espaces gérés par le Partenariat. Ils doivent être en règle avec la Ville pour pouvoir déposer leur demande.

Événement culturel

Les espaces publics du Quartier des spectacles sont avant tout destinés à la diffusion culturelle. Pour qu’un événement soit considéré comme culturel, il doit comporter les trois éléments suivants:

  • une programmation culturelle, c’est-à-dire la présentation d’oeuvres artistiques (arts vivants, arts visuels et numériques, musique, photographie, installations participatives) qui se démarquent par leur originalité et leur qualité et qui excluent toute imposition d’un tarif au public. Il peut également intégrer des activités de médiation culturelle (ateliers créatifs, conférences, etc.). Cette programmation culturelle forme le coeur de l’événement, il doit constituer la plus grande partie de l’offre événementielle et inciter le public à se déplacer pour y assister. Elle doit prédominer sur les autres formes d’occupation du territoire (animation, scénographie ou activités commerciales) ;

  • une scénographie, soit un aménagement, un design de site qui invite le public dans un univers particulier ;

  • la gratuité de l’offre, ce qui veut dire que l’attrait principal ou les activités principales de l’événement sont gratuits et accessibles à tous.

Événements ou activités admissibles

Les types d’activités ou d’événements suivants peuvent être accueillis sur les espaces gérés par le Partenariat. Ces activités ou événements doivent être gratuits et accessibles au grand public, et avoir une portée à l’échelle de la métropole. Les événements ou activités qui ne sont pas de nature proprement culturelle doivent quand même intégrer un volet culturel substantiel.

  • Les activités ou événements artistiques ou culturels professionnels 

Les activités ou les événements artistiques ou culturels professionnels destinés à mettre en valeur les arts, la culture ou le patrimoine sous différentes formes (ex. : spectacles, installations, expositions, projections, etc.).

  • Les activités ou événements artistiques ou culturels semi-professionnels ou amateurs

Les activités ou les événements artistiques ou culturels semi-professionnels ou amateurs menés dans un cadre éducatif ou de loisir et destinés à mettre en valeur les arts, la culture ou le patrimoine sous différentes formes.

Les activités ou événements à caractère civique ou sociocommunautaire

Les activités ou les événements qui convient la population dans le but de commémorer ou de célébrer un fait marquant ou encore de soutenir une cause de nature sociale, communautaire ou civique. Ces activités ou événements peuvent également correspondre à de grands moments de la vie montréalaise.

Les tournages cinématographiques ou séances photographiques

Les activités professionnelles de tournage pour la télévision, le cinéma ou d’autres plateformes ainsi que les séances photographiques. Ces activités ne sont généralement pas destinées au grand public. À noter que les demandes d’occupation pour les tournages doivent être déposées au Bureau du cinéma et de la télévision de la Ville de Montréal, qui travaillera de concert avec le Partenariat.

Événements ou activités non admissibles

Les types d’activités ou d’événements suivants ne peuvent pas être accueillis sur les espaces publics du Quartier des spectacles :

  • Les activités ou les événements qui ne sont pas accessibles au grand public ;
  • Les activités promotionnelles ou commerciales qui visent la promotion ou la vente de produits ou de services ou qui impliquent différentes formes de sollicitation des publics (ex. : expositions ou foires commerciales, présentation ou lancement de produits, conférence de presse, exploitation de commandites, distribution d’échantillon de produits, etc.) ;
  • Les activités ou les événements présentant des éléments inappropriés, notamment discriminatoires, violents ou dégradants, ou qui ne sont pas permis par la loi ;
  • Les activités ou les événements qui nuisent potentiellement à la sécurité publique ou qui peuvent éventuellement engendrer une dégradation de l’espace public ou du mobilier urbain.

Conditions d’accueil

Les espaces publics du Quartier des spectacles sont avant tout destinés à l’accueil de propositions qui augmenteront la fréquentation du Quartier des spectacles aussi bien par les Montréalais que par les touristes et qui démontrent un potentiel de rayonnement métropolitain, national ou international. Les propositions qui utilisent simultanément des lieux de diffusion intérieurs dans le Quartier des spectacles sont également privilégiées.

Dans le cas où des organismes soumettraient une demande d’accueil aux mêmes dates, dans la mesure où toutes les conditions et les modalités d’accueil sont satisfaites de façon équivalente, les propositions montréalaises, et plus particulièrement les propositions soumises par des organismes dont le siège social est situé sur le territoire du Quartier des spectacles, seront favorisées.

Ajoutons que, dans le but d’assurer une cohabitation harmonieuse entre la diffusion culturelle sur les espaces publics et le quotidien des résidents et des habitués du Quartier des spectacles, le Partenariat prévoit l’ajout de périodes d’accalmie durant lesquelles les espaces publics ne pourront pas être occupés par des événements.

Priorités d’accueil

Seront accueillis en priorité et par ordre d’importance :

  1. Les activités ou les événements artistiques ou culturels professionnels recevant un soutien financier de la Ville de Montréal et historiquement inscrits dans le calendrier d’occupation des espaces gérés par le Partenariat ;

  2. Les rendez-vous culturels annuels et récurrents présentés par le Partenariat ;

  3. Les activités ou les événements artistiques ou culturels professionnels produits, coproduits codiffusés ou diffusés par le Partenariat ;

  4. Les activités ou les événements artistiques ou culturels semi-professionnels ou amateurs ainsi que les activités ou les événements à caractère civique ou sociocommunautaire.

Dispositions générales

L’organisme dont l’activité ou l’événement est accueilli sur les espaces gérés par le Partenariat doit se conformer aux règles d’utilisation des espaces, aux fiches techniques des différents espaces ainsi qu’aux règles d’utilisation de la vidéoprojection qui accompagnent la présente politique.

Sécurité : Le Partenariat établit de concert avec la Ville les conditions minimales de sécurité à respecter par les organisateurs [ou les promoteurs] de l’événement. Le non-respect de ces conditions pourrait entraîner l’annulation de l’activité.

Fermetures de rues : En dehors de la rue Sainte-Catherine, qui est fermée entre le début mai et la mi-septembre, les rues ne peuvent être fermées dans le Quartier des spectacles qu’avec l’autorisation de la Ville et celle des instances concernées. La fermeture de rue entraîne des frais pour le promoteur.

Montage et démontage des événements : Afin de permettre aux citoyens de profiter des espaces publics, tout promoteur devra limiter les temps de montage et de démontage des installations et des équipements et respecter les principes établis. Pour ce faire, le Partenariat accompagnera le promoteur dans la mise en place de son plan de montage et de démontage.

Utilisation du mobilier urbain du Quartier des spectacles : Le Partenariat s’est doté d’un mobilier qui constitue une signature du Quartier des spectacles. Dans cette optique, les promoteurs sont invités à utiliser en priorité le mobilier fourni par le Partenariat.

Modalités d’accueil

Les organismes doivent se conformer aux modalités d’accueil suivantes :

  • Obtenir les autorisations et les ordonnances requises auprès de la Ville de Montréal ;
  • Occuper un espace correspondant à l’envergure de l’activité ou de l’événement ;
  • Ne pas clôturer les espaces publics, à l’exception des dispositions prévues à cet égard par la réglementation concernant la vente d’alcool sur le domaine public ;
  • Les installations recouvertes (tentes, chapiteaux ou conteneurs) ne peuvent être utilisées que sur une partie limitée de l’espace public ;

  • Considérer que le Quartier des spectacles est aussi un milieu de vie et chercher à cet égard à réduire les nuisances pour les résidents et les habitués du quartier ;

  • Tenir compte des spécificités des espaces (oeuvres d’art, fontaines, environnement urbain, etc.) ;
  • Assumer les frais reliés à l’utilisation des espaces publics, du matériel et des équipements spécialisés gérés par le Partenariat, lorsqu’applicables (électricité, location de matériel, remplacement de gazon, etc.) ;
  • Maintenir les espaces publics occupés propres et en bon état ;
  • Assurer une cohabitation harmonieuse avec les différentes fonctions du Quartier des spectacles (résidentielles, commerciales, etc.), notamment avec les activités ou les événements tenus simultanément sur les autres espaces publics ;
  • Considérer que seules les vidéoprojections à vocation artistique seront acceptées sur les façades de vidéoprojection du Quartier des spectacles.

DEMANDE D’OCCUPATION

Formulaire et documents

L’organisme qui souhaite déposer une demande pour l’occupation d’un des espaces gérés par le Partenariat pour la tenue d’une activité ou d’un événement artistique ou culturel doit remplir le formulaire d’occupation des espaces et fournir les documents requis mentionnés au formulaire, et les transmettre au responsable de l’occupation des espaces publics à l’adresse suivante : accueil@quartierdesspectacles.com

  • Une description de l’activité ou de l’événement, y compris le programme et les entraves prévues ;
  • Un plan de site détaillé indiquant les entraves (voir les plans disponibles sur le site internet du Partenariat du Quartier des spectacles) ;
  • Un calendrier de production ;
  • Une brève présentation des actions qui seront réalisées en matière de communication et de promotion et qui associeront l’activité ou l’événement au Quartier des spectacles ;
  • Un aperçu du volume de fréquentation attendu, du profil du public visé et du rayonnement anticipé (régional, national ou international).
  • Les documents constitutifs de l’organisme (lettres patentes et résolution du conseil d’administration) ;

Délais de réponse et date de dépôt du dossier

Les demandes d’occupation seront traitées dans un délai maximal de 12 semaines suivant la réception de tous les documents requis. Les demandes de permis auprès de la Ville nécessitent le dépôt du dossier au minimum 90 jours avant le début de l’activité.

Exigences suivant une réponse favorable

Les organismes qui reçoivent une réponse favorable pour la tenue d’activités ou d’événements sur les espaces gérés par le Partenariat doivent :

  • Démontrer la faisabilité technique et financière de l’activité ou de l’événement à tenir ;
  • Veiller, si l’événement est commandité, à ce que les commandites soient intégrées le plus possible au programme de l’événement ;
  • Requérir auprès des instances de la Ville une ordonnance en cas d’installation de bannières promotionnelles. Le commanditaire ne peut figurer seul sur l’affiche. Sa mention doit être associée à l’événement et ne peut représenter plus du tiers de l’affichage ;
  • Adapter le site de leur événement afin de le rendre accessible aux personnes à mobilité réduite ;
  • Inscrire dans la mesure du possible leur événement dans une démarche de développement durable. Un guide est disponible sur le portail de la Ville de Montréal pour aider les promoteurs à réduire les matières résiduelles sur le site de l’événement, ainsi qu’un aide-mémoire des pistes à privilégier dans une démarche de gestion d’événements écoresponsables ;
  • Informer le Partenariat le plus tôt possible de l’annulation d’une activité ou d’un événement. Aviser dans les meilleurs délais le Partenariat de tout changement à la nature de l’activité ou de l’événement, au plan d’occupation ou à l’utilisation des espaces, du matériel et des équipements spécialisés et faire approuver ledit changement par le Partenariat ;
  • Obtenir à leurs frais et maintenir en vigueur l’avenant d’assurance responsabilité civile accordant pour l’activité ou pour l’événement une protection minimale de cinq millions de dollars (5 M$) couvrant les blessures corporelles et les dommages matériels et dans lequel le Partenariat et la Ville de Montréal doivent être désignés comme coassurés. L’avenant d’assurance responsabilité de la Ville de Montréal doit être remis au Partenariat au moins dix (10) jours avant la tenue de l’activité ou de l’événement. Cette police d’assurance doit protéger l’organisme, le Partenariat et la Ville de Montréal pendant toute la période au cours de laquelle l’organisme aura accès au site, soit avant, pendant ou après la tenue de l’activité ou de l’événement ;
  • Faire en sorte d’associer systématiquement la tenue de l’activité ou de l’événement au Quartier des spectacles dans les différentes actions de communication et de promotion entourant l’activité ou l’événement en question (ex. : communiqués de presse, allocutions, programme ou brochure de l’événement, plan de site, etc.) ;
  • Remettre à leurs frais, après la tenue de l’activité ou de l’événement, les lieux dans l’état initial au moment de la prise de possession, sous peine d’avoir à assumer les coûts pour les travaux de restauration qui devraient être entrepris par l’arrondissement de Ville-Marie ;
  • Participer à une évaluation bilan de l’activité, ou de l’événement, menée par le Partenariat en collaboration avec les partenaires concernés, et prendre en considération les améliorations à apporter en cas de retour de l’activité.

Documents techniques