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Tenir un événement sur les espaces publics

Le Quartier des spectacles est un lieu de création vivant, ouvert à la diversité des genres et au métissage culturel, un territoire où se croisent tous les amateurs de créativité montréalaise, en robe du soir comme en blouson de cuir. On y vient pour partager des moments privilégiés qui nous allument et nous font vibrer. On y assiste à des rencontres surprenantes, inspirantes et toujours stimulantes, entre les œuvres, les créateurs, les interprètes et leur public.

Demande d'occupation des espaces publics du Quartier des spectacles

Notre rôle de diffuseur et de catalyseur culturel nous amène à accueillir une foule d’initiatives des plus variées. Pourquoi pas la vôtre ?

Ce guide d’occupation des espaces publics vous permettra de prendre connaissance des conditions et des modalités d’accueil d’événements dans le Quartier des spectacles afin de préparer votre proposition d’activité.

Les espaces publics gérés par le Partenariat du Quartier des spectacles

Le Quartier des spectacles se déploie autour de l’intersection Sainte-Catherine et Saint-Laurent. Son territoire est délimité au nord par la rue Sherbrooke, à l’ouest par la rue City Councillors, à l’est par la rue Saint-Hubert, et au sud par le boulevard René-Lévesque. Les trois pôles du Quartier sont le pôle Saint-Laurent, à l’intersection des rues Sainte-Catherine et Saint-Laurent, le pôle Quartier latin, à l’est, et le pôle Place des Arts, à l’ouest.

Les espaces gérés par le Partenariat se répartissent à l’intérieur de ce quadrilatère d’un kilomètre carré. Les espaces sont au nombre de six : la place des Festivals, la promenade des Artistes, le Parterre, l’esplanade Clark1, les places de la Paix et Émilie-Gamelin.

Lorsqu’une rue du Quartier des spectacles est fermée à la circulation automobile, l’espace ainsi créé est géré par le Partenariat. Ainsi, le Partenariat exerce son mandat sur le domaine public constitué par les rues, les trottoirs, les ruelles et autres composantes du canevas urbain.

Le réseau d’espaces publics du Quartier des spectacles comprend également les espaces suivants :

  • L’Esplanade de la Place des Arts est située sur la rue Sainte-Catherine au cœur de la Place des Arts. Elle est gérée par la Place des Arts ;
  • La place Pasteur de l’UQAM est située devant le pavillon Athanase-David de l’UQAM, sur la rue Saint-Denis, face au clocher de l’ancienne église Saint-Jacques intégré au Pavillon Judith-Jasmin. Elle est gérée par l’UQAM ;
  • La place Hydro-Québec est située entre le Théâtre du Nouveau Monde et la Maison du développement durable sur la rue Sainte-Catherine. Elle est gérée par la Société Hydro-Québec ;
  • La place de l’église unie St. James correspond au parvis de l’église St. James située rue Sainte-Catherine Ouest. Cette place est gérée par l’église.

Le Partenariat travaille en étroite collaboration avec les organismes gestionnaires de ces espaces afin d’assurer une coordination efficace de l’accueil des activités ou des événements extérieurs dans le Quartier des spectacles.

1Cet espace est actuellement en construction.

Principales caractéristiques des espaces publics gérés par le Partenariat

Les caractéristiques propres à chaque espace doivent être tenues en compte lors de leur occupation. Soulignons qu’aucun des espaces publics gérés par le Partenariat ne peut être enclavé, à l’exception des dispositions prévues à cet égard par la réglementation concernant la vente d’alcool sur le domaine public.

La place Émilie-Gamelin :

  • Couvre une superficie de 60 349 pi2 (5 606 m2) et se subdivise en trois zones distinctes dont l’une dallée d’une superficie de 24 185 pi2 (2 246 m2) qui constitue la principale zone pour la tenue d’activités ;
  • Est le lieu d’accueil de structures permanentes2 : l’œuvre de l’artiste Melvin Charney, Gratte-ciel, cascades d’eau/rues, ruisseaux… une construction, au nord de la place près du boulevard De Maisonneuve, et des structures qui accueillent une exposition de photographies ainsi qu’un conteneur hébergeant un commerce de fleurs au sud de la place le long de la rue Sainte-Catherine ;
  • Accueille principalement des activités et des événements sociocommunautaires ou civiques.

La place des Festivals :

  • Couvre une superficie de 75 000 pi2 (6 967,5 m2) et est bordée de deux vitrines habitées, occupées chacune par un restaurant ayant une terrasse donnant sur la rue Jeanne-Mance ;
  • Dispose d’une fontaine animée comptant 235 jets d’eau ;
  • Est le plus grand espace public du Quartier des spectacles et accueille les événements majeurs ayant une portée touristique.

Le Parterre :

  • Principalement gazonné, le Parterre couvre une superficie de 79 000 pi2 (7 339 m2) et peut être subdivisé en deux zones ;
  • L’espace est équipé de quatre vitrines-événements permanentes qui peuvent accueillir des expositions ou des installations en arts visuels ou numériques ou des kiosques de services ;
  • Accueille de façon permanente l’œuvre After Babe des artistes John McEwen et Marlene Hilton-Moore ;
  • Convient à l’accueil d’événements-spectacles de moyenne et grande envergure ;
  • S’inscrit dans un cadre résidentiel qui doit être pris en compte pour assurer une cohabitation optimale.

La promenade des Artistes :

  • Se présente comme un espace linéaire couvrant une superficie de 32 000 pi2 (2 973 m2) ;
  • Est le lieu d’accueil de sept vitrines-événements permanentes ;
  • Est propice à la déambulation et convient à la tenue d’expositions ou d’installations en arts visuels ou numériques utilisant les vitrines-événements.

La place de la Paix :

  • Est un espace entouré d’arbres qui couvre une superficie de 20 640 pi2 (1 917 m2) ;
  • Sa taille et son enclavement permettent un cadre intimiste adapté au contexte résidentiel de cette zone du Quartier des spectacles ;
  • Est notamment propice à la tenue de projections cinématographiques en plein air.

La rue Sainte-Catherine :

  • La rue Sainte-Catherine entre les rues Bleury et Saint-Laurent peut être fermée à la circulation automobile. Ce segment de rue piétonnisé devient une place publique sous la juridiction du Partenariat. C’est notamment le cas entre la mi-mai et le début septembre de chaque année ;
  • Sa fonction piétonne rend plus propice la tenue d’activités d’animation de rue.

Plusieurs de ces espaces disposent d’équipements spécialisés permanents (vidéoprojecteurs, branchement à Internet sans fil et à la fibre optique, brumisateurs, structures d’éclairage, etc.).

2Les structures permanentes qu’accueillent les différents espaces publics gérés par le Partenariat ne peuvent être bougées. Elles doivent être prises en compte dans l’occupation des espaces.

Organismes et nature des activités et des événements admissibles

Organismes admissibles

Seuls les organismes légalement constitués depuis au moins six mois peuvent soumettre une demande pour l’accueil d’activités ou d’événements sur les espaces gérés par le Partenariat.

Événements ou activités3 admissibles

Les types d’activités ou d’événements suivants peuvent être accueillis sur les espaces gérés par le Partenariat. Ces activités ou événements doivent être gratuits et accessibles au grand public.

  • Les activités ou événements artistiques ou culturels professionnels
    Les activités ou les événements artistiques ou culturels professionnels destinés à mettre en valeur les arts, la culture ou le patrimoine sous différentes formes (ex. : spectacles, installations, expositions, projections, etc.).
  • Les activités ou événements artistiques ou culturels semi-professionnels ou amateurs
    Les activités ou les événements artistiques ou culturels non professionnels menés dans un cadre éducatif ou de loisir et destinés à mettre en valeur les arts, la culture ou le patrimoine sous différentes formes (ex. : chorales amateurs, expositions ou spectacles étudiants, concours populaires, etc.).
  • Les activités ou événements à caractère civique ou sociocommunautaire
    Les activités ou les événements qui convient la population dans le but de commémorer ou de célébrer un fait marquant ou encore de soutenir une cause de nature sociale, communautaire ou civique (ex. : Marche pour la Terre, En ville sans ma voiture, rassemblement contre le cancer, défilé de la Saint-Patrick, pique-nique de résidents, etc.). Ces activités ou événements peuvent également correspondre à de grands moments de la vie montréalaise (ex. : célébrations de la réussite d’une équipe sportive professionnelle).
  • Les activités ou événements sportifs ou récréatifs
    Les événements qui mettent en valeur la pratique d’un sport ou d’une activité de conditionnement physique à des fins compétitives ou récréatives (ex. : Coupe du monde cycliste, Féria du vélo, etc.).
  • Les tournages cinématographiques ou séances photographiques
    Les activités professionnelles de tournage pour la télévision, le cinéma ou autres plateformes ainsi que les séances photographiques. Ces activités ne sont généralement pas destinées au grand public.

L’évaluation de l’admissibilité des activités et des événements

La politique d’occupation définit les activités et les événements admissibles ainsi que les conditions d’accueil. L’évaluation de l’admissibilité des activités et des événements est une responsabilité partagée entre différents acteurs de la Ville de Montréal. Dans ce cadre :

  • Le Partenariat, en collaboration avec le Bureau des festivals et des événements culturels de la Ville de Montréal, détermine l’admissibilité des demandes d’accueil qui concernent des activités ou des événements de nature artistique ou culturelle, professionnels ou non professionnels.
    Toutes les demandes d’occupation concernant ces types d’activités ou d’événements doivent être acheminées au Partenariat selon la procédure décrite dans la présente politique.
  • La Division des événements publics de la Ville de Montréal est quant à elle responsable d’évaluer l’admissibilité des demandes d’accueil qui concernent les activités ou les événements de nature tant civique, sociocommunautaire que sportive ou récréative.
    Toutes les demandes d’occupation concernant ces types d’activités ou d’événements doivent lui être directement adressées selon les procédures décrites sur le site de la Ville de Montréal.
  • Le Bureau du cinéma et de la télévision de Montréal gère l’admissibilité des tournages cinématographiques ou des séances photographiques qui voudraient prendre place sur les espaces publics gérés par le Partenariat du Quartier des spectacles.
    Toutes les demandes d’occupation à cet égard doivent lui être directement adressées selon les procédures décrites sur le site du Bureau.
  • L’arrondissement de Ville-Marie est responsable de l’admissibilité des activités ou des événements soumis par les regroupements de commerçants, les sociétés de développement économique ou des organismes à but non lucratif et qui visent la mise en valeur et le développement de l’activité économique et commerciale permanente de secteurs du territoire de l’arrondissement. Toutes demandes à cet égard doivent lui être directement adressées.
  • Le Service de police de quartier octroie le droit de tenir une manifestation dans le Quartier des spectacles. Toutes les demandes à cet égard doivent lui être directement adressées.

Un mécanisme de coordination est en place faisant en sorte que chacune des instances vérifie au préalable la disponibilité des espaces demandés auprès du Partenariat. Bien que l’évaluation de l’admissibilité des activités ou des événements soit la responsabilité d’organismes différents selon la nature de l’activité ou de l’événement, toutes les décisions sont prises de façon concertée avec le Partenariat.

Une activité ou un événement pourra se tenir sur les espaces publics gérés par le Partenariat dans la mesure où il aura été jugé admissible et obtiendra les autorisations requises des instances décisionnelles de la Ville de Montréal.

Activités ou événements non admissibles

Les types d’activités ou d’événements suivants ne peuvent être accueillis sur les espaces gérés par le Partenariat :

  • Les activités ou les événements qui ne sont pas accessibles au grand public ;
  • Les activités promotionnelles ou commerciales qui visent la promotion ou la vente de produits ou de services ou qui impliquent différentes formes de sollicitation des publics (ex. : expositions ou foires commerciales, présentation ou lancement de produits, conférence de presse, exploitation de commandites, distribution d’échantillons de produits, etc.) ;
  • Les activités ou les événements présentant des éléments inappropriés, notamment discriminatoires, violents ou dégradants, ou qui ne sont pas permis par la loi ;
  • Les activités ou les événements qui nuisent potentiellement à la sécurité publique ou qui peuvent possiblement engendrer une dégradation de l’espace public ou du mobilier urbain.

Les décisions quant à l’admissibilité d’activités ou d’événements jugés inappropriés ou nuisant potentiellement à la sécurité publique sont prises en concertation avec les autorités municipales concernées.

3Les termes événements et activités réfèrent à toutes formes de propositions pouvant se tenir sur les espaces publics (spectacles, expositions, installations, rassemblements, etc.).

Conditions d’accueil

Les activités ou événements accueillis sur les espaces gérés par le Partenariat du Quartier des spectacles sont obligatoirement gratuits et accessibles au grand public4.

Les activités et les événements accueillis doivent contribuer à l’atteinte des visées et des grandes orientations de la politique de programmation du Partenariat. Plus spécifiquement, l’accueil d’activités ou d’événements doit satisfaire aux conditions d’accueil qui suivent.

Priorités d’accueil

Seront accueillis en priorité et par ordre d’importance :

  1. Les activités ou les événements artistiques ou culturels professionnels historiquement inscrits dans le calendrier d’occupation des espaces gérés par le Partenariat ;
  2. Les rendez-vous culturels annuels et récurrents présentés par le Partenariat ;
  3. Les activités ou les événements artistiques ou culturels professionnels recevant un soutien financier du Partenariat ;
  4. Les activités ou les événements artistiques ou culturels professionnels recevant un soutien financier de la Ville de Montréal ;
  5. Les activités ou les événements artistiques ou culturels professionnels ;
  6. Les activités ou les événements artistiques ou culturels semi-professionnels ou amateurs ainsi que les activités ou les événements à caractère civique ou sociocommunautaire ;
  7. Les autres types d’activités ou d’événements admissibles.

Propositions favorisées

Les activités ou les événements qui présentent les caractéristiques suivantes seront favorisés pour être accueillis sur les espaces gérés par le Partenariat :

  • Les propositions qui permettent de générer une fréquentation accrue du Quartier des spectacles tant par les Montréalais que par les touristes ;
  • Les propositions qui utilisent simultanément des lieux de diffusion intérieurs dans le Quartier des spectacles ;
  • Les propositions qui démontrent un potentiel de rayonnement national ou international.

Dans le cas où des organismes soumettent une demande d’accueil aux mêmes dates, dans la mesure où toutes les conditions et les modalités d’accueil sont satisfaites de façon équivalente, les propositions montréalaises, et plus particulièrement les propositions soumises par des organismes dont le siège social est situé sur le territoire du Quartier des spectacles, seront favorisées.

Modalités d’accueil

Le Partenariat est responsable de la gestion du calendrier d’occupation des espaces publics qu’il gère. À ce titre :

  • Les activités ou les événements qui respectent les conditions d’accueil seront accueillis dans la mesure où ils obtiennent les autorisations requises des instances décisionnelles de la Ville de Montréal ;
  • Une variation de la nature et de l’intensité des activités et des événements qui ont lieu sur les espaces publics du Quartier des spectacles sera recherchée, notamment dans la perspective de limiter l’exposition des riverains et des habitués du quartier aux nuisances potentielles.

Les organismes doivent se conformer aux modalités d’accueil suivantes :

  • Viser l’occupation d’un espace dont les principales caractéristiques correspondent le plus possible à celles de l’activité ou de l’événement à tenir ;
  • S’assurer que les espaces publics occupés soient facilement accessibles à tous, y compris les personnes à mobilité réduite, et sécuritaires en tout temps ;
  • S’assurer de la disponibilité du matériel, du mobilier et des équipements spécialisés requis auprès des personnes responsables au sein du Partenariat ou des instances de la Ville de Montréal concernées ;
  • Assumer les frais reliés à l’utilisation des espaces publics, du matériel et des équipements spécialisés gérés par le Partenariat lorsqu’applicable (occupation du domaine public, électricité, location de matériel, etc.) ;
  • Se conformer à la réglementation municipale (bruit, vente, affichage) relative aux règles d’utilisation des espaces publics, du matériel et des équipements spécialisés gérés par le Partenariat ;
  • Chercher à mettre en valeur les spécificités des espaces (œuvres d’art, fontaines, environnement urbain, etc.)  ;
  • Maintenir les espaces publics occupés propres et en bon état ;
  • Optimiser la durée d’occupation des espaces publics, notamment en limitant les temps de montage et de démontage des installations et des équipements ;
  • Assurer une cohabitation harmonieuse avec les différentes fonctions du Quartier des spectacles (résidentielle, commerciale, etc.), notamment les activités ou les événements tenus simultanément sur les autres espaces publics ;
  • Considérer que le Quartier des spectacles est aussi un milieu de vie et chercher à cet égard à réduire les effets nuisibles de l’activité ou de l’événement pour les riverains et les habitués du quartier ;
  • Considérer que la fermeture de rues constitue une mesure exceptionnelle dont le besoin doit être démontré et documenté et qui, le cas échéant, doit se faire en minimisant les impacts sur les acteurs du Quartier des spectacles.

4Seuls les tournages cinématographiques peuvent déroger à cette obligation d’être accessibles au grand public.

Obligations de l’organisme

Les organismes qui reçoivent une réponse favorable pour la tenue d’activités ou d’événements sur les espaces gérés par le Partenariat doivent :

  • Démontrer la faisabilité technique et financière de l’activité ou de l’événement à tenir ;
  • Se conformer aux termes de la présente politique d’occupation et aux règles d’utilisation l’accompagnant ;
  • Faire la preuve qu’ils ont obtenu les autorisations requises par la Ville de Montréal ;
  • Respecter les lois et règlements en vigueur régissant l’occupation et l’utilisation du domaine public dont les principaux sont décrits aux règles d’utilisation des espaces gérés par le Partenariat ;
  • Obtenir l’approbation du Partenariat pour tout changement dans la nature de l’activité ou de l’événement, le plan d’occupation ou l’utilisation des espaces, du matériel et des équipements spécialisés dans les meilleurs délais ;
  • Informer le Partenariat le plus tôt possible de l’annulation de la tenue d’une activité ou d’un événement devant se tenir sur les espaces publics qu’il gère ;
  • Obtenir à leurs frais et maintenir en vigueur une police d’assurance responsabilité accordant pour l’activité ou pour l’événement une protection minimale de cinq millions de dollars (5 M$) pour les blessures corporelles et les dommages matériels et dans laquelle le Partenariat et la Ville de Montréal doivent être désignés comme coassurés. L’avenant à la police d’assurance de l’organisme doit être remis au Partenariat au moins dix (10) jours avant la tenue de l’activité ou de l’événement. Cette police d’assurance doit protéger l’organisme, le Partenariat et la Ville de Montréal pendant toute la période au cours de laquelle l’organisme aura accès au site, soit avant, pendant ou après la tenue de l’activité ou de l’événement ;
  • Faire en sorte d’associer systématiquement la tenue de l’activité ou de l’événement au Quartier des spectacles dans les différentes actions de communication et de promotion entourant l’activité ou l’événement (ex. : communiqués de presse, allocutions, programme ou brochure de l’événement, plan de site, etc.) ;
  • Remettre à leurs frais, après la tenue de l’activité ou de l’événement, les lieux dans l’état initial au moment de la prise de possession, sous peine d’avoir à assumer les coûts pour les travaux de restauration qui devraient être entrepris par l’arrondissement de Ville-Marie ;
  • Participer à une évaluation bilan de l’activité, ou de l’événement, menée par le Partenariat en collaboration avec les partenaires concernés.

Documents techniques

Dépôt d’une demande d’accueil

L’organisme qui souhaite déposer une demande pour l’occupation d’un des espaces gérés par le Partenariat pour la tenue d’une activité ou d’un événement artistique ou culturel doit remplir le formulaire d’occupation des espaces et fournir les documents requis mentionnés au formulaire :

  • Une description de l’activité ou de l’événement incluant la programmation, le nombre de personnes attendues et les entraves prévues ;
  • Un plan de site détaillé incluant les entraves (voir les plans disponibles sur le site internet du Partenariat du Quartier des spectacles) ;
  • Un calendrier de production ;
  • Un budget de réalisation de l’activité ;
  • Une brève présentation des actions qui seront réalisées en matière de communication et de promotion et qui permettront d’associer l’activité ou l’événement au Quartier des spectacles ;
  • Un aperçu du volume de fréquentation attendu, du profil du public visé et du rayonnement anticipé (régional, national ou international) ;
  • Les documents constitutifs de l’organisme (lettres patentes) ;
  • Une résolution du conseil d’administration autorisant le dépôt de la demande et désignant un signataire autorisé.

Délai de réponse

Les demandes d’occupation seront traitées dans un délai maximal de 12 semaines suivant la réception de tous les documents requis.