Adjoint∙e administratif∙ve développement et programmation

Relevant de la Direction développement et programmation, l’Adjoint∙e administratif∙ve développement et programmation offre un support essentiel à l’équipe en effectuant diverses tâches administratives et de coordination. Le poste inclut les responsabilités suivantes : 

• Rédiger divers documents administratifs et réaliser des présentations visuelles 
• Assurer quotidiennement le traitement des factures et la génération de bons de commande tout en procédant à un suivi assidu avec l’administration 
• Gérer l’agenda de la Directrice développement et programmation et coordonner ses déplacements 
• Planifier les rencontres d’équipe, de comités, les formations et/ou lac à l’épaule (gérer les agendas, rédiger les ordres du jour, préparer les documents de références, etc.) et orchestrer avec la Direction la tenue de différentes rencontres ponctuelles internes (rencontre d’évaluation de la contribution, rencontres de mi-années, etc.) 
• Supporter les chargés de projet à la programmation (Jardins Gamelin, Lumino, Glissades Gamelin, etc.) et aux relations partenariales dans la rédaction de demandes de financement et contrats (artistes, partenaires, consultants) et la gestion de Zone Festival tout en assurant le suivi des signatures, la gestion des factures et versements de ceux-ci 
• Tenir à jour une grille de programmation annuelle des événements initiés de l’organisation et assurer la cohérence de celle-ci avec le calendrier des événements accueillis (échanges et rencontres avec les membres de l’équipe des opérations afin d’éviter les conflits d’horaire/de lieu/de date, etc.) 
• Avec la responsable de la programmation, coordonner l’appel à projets annuel en co-production et co-diffusion, l’organisation des séances d’information, la préparation des séances d’évaluations des jurys, la compilation des résultats et l’envoi des réponses 
• Contribuer à la mise en place et à la mise à jour d’outils de gestion de projet, de suivi du plan stratégique et d’attribution des tâches (échéanciers, calendriers, tableau de collecte de données, prévision des absences, etc.), de même qu’à la collecte de données 
• Gérer la boîte courriel générale de l’équipe de programmation 
• Assurer un suivi avec les parties prenantes des projets (partenaires, collaborateurs, autres départements) afin d’assurer leur livraison dans les délais attendus et selon les objectifs établis 
• Soutenir l’accueil et l’intégration des nouveaux employés et pigistes (explication des procédures internes, formation sur les outils de travail, etc.) 
• Soutenir l’accueil des invités et partenaires lors d’événements spéciaux
• Effectuer toute autre tâche confiée par la Directrice du développement et de la programmation et/ou par la Responsable de la programmation
   

CE QUE L’ON RECHERCHE 

• Combinaison d’études et d’expériences antérieures en administration et/ou animation et recherche culturelle, organisation d’événements 
• Polyvalence et capacité d’adaptation 
• Sens de l’organisation 
• Capacité à accomplir des tâches cléricales avec rigueur et précision 
• Capacité à travailler avec des personnes aux compétences et profils diversifiés 
• Bonne gestion du temps et des priorités 
• Maîtrise des outils de la suite office (Word, Excel, PowerPoint) 

 

CE QUE L’ON OFFRE 

• Temps plein (37.5h/semaine) 
• Poste permanent 
• 6% de vacances (3 semaines sur une base annuelle) 
• Assurance collective payée à 70% par l’employeur (vie, invalidité, santé, dentaire) 
• REER collectif avec participation de l’employeur équivalente à 4% du salaire 
• PAE 
• Télémédecine 
• 12 jours fériés et 8 jours congés personnels/maladie 
• Allocation cellulaire 
• Ambiance de travail conviviale et collègues passionné∙e∙s   
• Projets culturels stimulants et uniques 
• Un Club social super motivé !