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Coordonnateur support aux opérations et à la logistique – Poste permanent

Description du poste

Sous la supervision du directeur exécutif, le titulaire exécute les tâches nécessaires au soutien du département exécutif en plus de maintenir à jour la documentation des gestionnaires de projets de l’équipe.

Principales tâches et responsabilités

• Collaborer à la mise en place d’échéanciers et de calendriers de suivi de projets et ce avec l’ensemble des gestionnaires du département;
• Rédiger des comptes-rendus de rencontre stratégiques pour le département;
• Préparer les rencontres de départements et en assurer les suivis au besoin;
• Supporter ponctuellement les responsables des départements logistique, opération et technologique;
• Gérer le site SharePoint du département ;
• Bâtir certains dossiers de recherches ;
• Réviser et proposer au besoin, des processus et procédures pour faciliter le bon fonctionnement du département;
• Appuyer logistiquement l’équipe du département exécutif lors d’activités particulières
• Rédiger des lettres et des documents administratifs (résolution, PV, rapports d'étapes, tableau de synthèses, etc.) ;
• Assurer le suivi de l’agenda du directeur exécutif et organiser les rencontres d’équipe;
• Réserver les spectacles, les conférences et les voyages de l’équipe ;
• Effectuer toutes autres tâches se rapportant à la fonction ;

Compétences requises

• Expérience dans un rôle de coordination d’un département ou de support administratif et environ 5 ans d’expérience dans le milieu culturel ;
• Fort intérêt pour la culture et le milieu événementiel ;
• Diplôme dans une discipline pertinente (coordination, administration, bureautique) ou expérience équivalente ;
• Capacité à travailler sous pression, dans un environnement où le rythme est rapide ;
• Habileté en mise en page de documents de présentation;
• Grand sens de l’organisation, des priorités et de rigueur dans les suivis ;
• Excellentes compétences rédactionnelles ;
• Être organisé, gérer les priorités et plusieurs dossiers simultanément de manière efficace ;
• Solides aptitudes pour la communication et les relations interpersonnelles ;
• Être flexible et disponible en dehors des heures habituelles de travail (requiert une présence occasionnelle en soirée lors d’événements ou de spectacles)
• Maîtrise de la suite office (Microsoft Office 365) ;
• Excellente maîtrise du français et de l’anglais tant à l’oral qu’à l’écrit.

CONDITION DE TRAVAIL

• Poste permanent, horaire régulier 37,5 heures par semaine
• Salaire selon l’échelle salariale
• Assurance collective payée à 70% par l’employeur
• REER collectif avec participation de l’employeur équivalente à 4% du salaire
• 3 semaines de vacances
• Télétravail en mode hybride

DATE PRÉVISIONNELLE D’EMBAUCHE

• 14 février 2022

DÉPÔT DE CANDIDATURES

Prière d’envoyer votre CV et une lettre d’intention avant le 24 janvier 2022 à 13h à l’adresse suivante : maria-elena.ramirez@quartierdesspectacles.com

Nous remercions à l’avance tous les candidat.e.s de leur intérêt pour le poste. Nous contacterons uniquement les personnes retenues pour une entrevue.

Le masculin est utilisé pour alléger le texte et partout où le contexte l’exige, il comprend aussi le féminin.

À PROPOS DE NOUS

Le Partenariat du Quartier des spectacles est un organisme à but non lucratif qui a pour mission de contribuer activement au développement et à la mise en valeur culturels du Quartier des spectacles en intégrant à toutes ses actions les dimensions urbaine, touristique, sociale et économique. Il collabore avec les pouvoirs publics et les divers acteurs intervenant sur son territoire, au développement et à la mise en valeur du Quartier des spectacles. L’équipe permanente du Partenariat veille à l’animation du Quartier par la programmation d’activités culturelles, la gestion des places publiques, à la mise en lumière du Quartier et à sa promotion à titre de destination culturelle incontournable. Le Partenariat bénéficie du soutien de la Ville de Montréal. Le Quartier des spectacles, territoire d’un kilomètre carré situé au centre-ville de Montréal, est le cœur culturel de la métropole. Destination culturelle et créative reconnue sur la scène internationale, il comprend 80 lieux de diffusion et accueille 40 festivals annuellement.