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Coordonnateur.rice événements et location - esplanade Tranquille

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DESCRIPTION DU POSTE

Sous l’autorité du responsable logistique – événements accueillis, la personne titulaire du poste est responsable de la gestion de la location des salles du pavillon de l’esplanade Tranquille et des événements accueillis du pôle St-Laurent. Elle travaille en étroite collaboration avec le responsable de la logistique et des opérations de l’esplanade Tranquille pour tout ce qui se rattache au lieu.

Elle coordonne les locations de salles et les événements accueillis sur l’esplanade Tranquille, le Parterre et la place de la paix. Elle assure le lien entre les producteurs d’événements et les différents départements du Partenariat du Quartier des spectacles.

Elle supervise la logistique terrain lors des différents événements et veille à la sécurité des espaces et des équipements du Quartier des spectacles.
Elle veille au respect des règles d’utilisations des salles et de l’Esplanade par l’ensemble des utilisateurs.

SOMMAIRE DES TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

Gestion des salles, du pavillon et de l’accueil d’événements :

  • Participe à l’écriture et la mise en place des procédures en lien avec la location des salles corporatives du Pavillon
  • Coordonne l’ensemble des processus de réservation et de locations des salles du Pavillon
  • S’assure du bon état et de la position du mobilier et des équipements destinés aux locations des salles, ainsi qu’au respect des espaces attribués aux diverses concessions/promoteurs/locataires
  • Supervise et contrôle la mise en place des logistiques et signalétiques de privatisations et de locations des espaces
  • Coordonne les différents services internes et externes en lien avec la gestion de salles

Logistique d’événements accueillis et locatifs :

  • Planifier et coordonner les rencontres préparatoires des activités sous sa responsabilité avec les producteurs, les promoteurs et les locataires
  • Participer à l’analyse des propositions et rédiger les recommandations appropriées
  • Accompagner et conseiller les promoteurs/locataires dans l’utilisation des services et équipements disponibles au PQDS
  • Assurer les tâches liées au processus de location de matériel
  • Participer à la rédaction des notes logistiques d’événements à l’attention de l’ensemble des départements du Partenariat du Quartier des spectacles
  • Valider les ententes prises entre les parties et s’assurer du respect des politiques et procédures
  • Élaborer les rapports/bilans concernant chacun des événements sous sa responsabilité
  • Agir à titre de représentant entre les promoteurs/locataires, la direction exécutive et les départements internes

CE QUE NOUS OFFRONS

  • Poste permanent
  • Salaire selon l’échelle salariale
  • Assurance collective payée à 70% par l’employeur
  • REER collectif avec participation de l’employeur équivalente à 4% du salaire
  • Formation continue
  • 3 semaines de vacances
  • 12 journées fériées
  • 5 jours congés personnels/maladie
  • Activités mensuelles pour les employés organisés par le comité social
  • Lieu de travail accessible en transport en commun (station Place des Arts)
  • Environnement de travail stimulant et en plein cœur culturel montréalais

PROFIL RECHERCHÉ

  • Minimum d'un à trois années d’expérience en gestion d’événements et/ou en gestion de site, de salle et/ou de lieu de diffusion
  • Avoir une à trois années d’expérience en gestion de location de salle
  • Avoir de bonnes connaissances en gestion de projets et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément
  • Être prêt à collaborer à bâtir entièrement le modèle de location des salles et les procédures d’utilisation de l’esplanade Tranquille
  • Être orienté vers le service à la clientèle
  • Expérience dans la gestion de ressources humaines
  • Sens de l’organisation, du travail d’équipe, de la planification, de la rigueur, de la diplomatie, grande capacité d’analyse et sens de l’organisation aigu
  • Habileté dans la résolution de problèmes, créatif dans la recherche de solution
  • Très bonne gestion du stress et des urgences
  • Excellente maîtrise du français parlé/écrit, et bonne capacité à parler anglais
  • Bonne maîtrise des logiciels d’Office 365

L’HORAIRE DE TRAVAIL

Horaire de travail de jour et en semaine principalement
Peut être appelé parfois le soir et les fins de semaine suivants les événements
Durée de travail hebdomadaire : temps plein 37.5h

DATE PRÉVISIONNELLE D’EMBAUCHE

Dès que possible.

Nous vous invitons à faire parvenir votre curriculum vitae et une lettre de présentation à rh@quartierdesspectacles.com en précisant Coordo événement et location dans l’objet.

Nous remercions à l’avance tous les candidat.e.s de leur intérêt pour le poste. Nous contacterons uniquement les personnes retenues pour une entrevue.